Parempia tapoja työpäivään

 

Kaupallinen yhteistyö: UMA Workspace

umaworkspace (2 of 10).jpg

Kliseistä, mutta niin, niin totta: joskus on mentävä kauas, että voi nähdä lähelle. Olin alkuvuoden jälkeen aika loppu lähtiessäni Italiaan, ja tuntuu että vasta etäisyyden päästä aloin nähdä elämän Helsingissä selkeämmin. Hahmottaa, mikä täällä johtaa siihen, että kaikkeen tulee turhan hektinen tahti vaikka yritänkin hidastaa.

(En yksinkertaisesti suostu uskomaan, että meidän on tarkoitus elää seuranamme jatkuva kiire, hallitsemattomaksi paisuva to do -lista ja riittämättömyyden tunne. Ei, vaikka olisi tavoitteita tai lapsia tai ura tai kunnianhimoa. Hemmetti, ei!)

Mietin Italiassa tosi paljon sitä, mihin aikani oikeastaan kuluu ja mistä päiväni koostuvat. Miksi tuntuu koko ajan siltä, että tekemistä on aina liikaa ja silti en saa koskaan tarpeeksi aikaiseksi?

Laajemmassa kuvassa kaikki palautuu tietenkin priorisointiin. Siihen, mikä on olennaista ja mille on uskallettava sanoa ei.

Mutta on paljon myös käytännön asioita, joilla tätä sumppua voi alkaa selvittää.

Yksi asia jonka tajusin, oli että työskentelyrutiineissani mättää etenkin yksi asia - mitään rutiinia ei ole. Tämä on varmasti etenkin monen freelancerin, yrittäjän ja opiskelijan ongelma.

Nyt viimeiset pari kuukautta olen keskittynyt uusien töiden haalimisen sijaan ennen kaikkea uudenlaisten rutiinien luomiseen. Sellaisten, jotka tuovat lisää tilaa kalenteriin. Ja varsinkin mieleen.

umaworkspace (3 of 10).jpg

Aamusivut.

Olen muutaman vuoden tauon jälkeen alkanut taas kirjoittaa aamusivuja. Heti herätessäni kirjoitan kolme sivua käsin tajunnanvirtaa, miettimättä tyyliseikkoja. Kun läväyttää heti heräämisen jälkeen kaiken päässä pyörivän, myös mahdolliset stressin ja huolen aiheet ulos, päivä alkaa ihan uudenlaisella selkeydellä. Yleensä ensimmäiset kaksi sivua takkuaa, en jaksaisi ollenkaan istua kirjoittamassa ja koko homma ärsyttää, ja sitten kolmannella sivulla jotain alkaa tapahtua. Yleensä aina kolmannen sivun lopussa jotain on kirkastunut ja olen jo ihan intona siitä, että edessä on uusi päivä.

Aamusivut on Julia Cameronin klassikkokirjassa Tie luovuuteen esitelty konsepti. Kolme sivua, joka aamu, ilman itsekritiikkiä tai tarkoitusta lukea sivuja myöhemmin. Käsin kirjoitettuna!

Sähköpostisamban lopettaminen.

Päätin alkaa tarkastaa sähköpostit vain yksi tai kaksi kertaa päivässä, enkä koskaan heti aamusta. Aamut varaan työlle, jossa tarvitsen eniten keskittymiskykyä.

Yritän tarkistaa mailit aina tietokoneella. En puhelimella, koska usein lukiessani mailit puhelimella en jaksa vastata heti - ja sitten maileihin vastaaminen paisuu taas to-do-listan hännänhuipuksi. (Onnistun tässä vaihtelevasti.)

Rohkea poistaisi sähköpostisovelluksen kännykästä kokonaan, itse en ole vielä uskaltanut koska tuntuu että joudun jatkuvasti tarkistamaan asioita mailista (luultavasti en joutuisi, jos sitä mahdollisuutta ei olisi). Olen kuitenkin laittanut ilmoitukset pois päältä ja siirtänyt sovellusikonin puhelimessa viimeiselle näyttövälilehdelle, jolloin sitä ei tule yhtä helposti automaattisesti naputeltua auki.

Sanomattakin selvää: poista itsesi kaikilta turhilta sähköpostilistoilta ja peruuta jokainen uutiskirje, jota et oikeasti avaa ja lue.

umaworkspace (7 of 10).jpg

Kunnolliset työtilat.

Freelancerin ikuisuusongelma - kotona ei pysty keskittymään ja kahvilassa joko a) ei ole tilaa, b) ei ole pistorasiaa, c) ei kehtaa istua näpyttämässä läppäriä, d) ei pääse vessaan ilman että raahaa läppärin, kännykän ja lompakon mukaan.

Onneksi ulkomailla tosi suositut coworking-paikat ovat rantautuneet kunnolla Suomeenkin. Olen ollut muutaman kuukauden jäsenenä UMA Workspacessa, jonne alunperin pakenin remonttikaaosta. Niissä on kaikki toimiston edut (oikeastaan enemmänkin) mutta jäseneksi voi ryhtyä kuka vain. UMAssa on paljon yksityisyrittäjien ja freelancereiden lisäksi pienempiä firmoja, start-upeja ja isojenkin firmojen työntekijöitä, joiden viralliset toimistot ovat kaukana keskustasta.

Kun poistun kotoa, olen älyttömän paljon tehokkaampi. Usein saan parissa tunnissa tehtyä kaiken, minkä tekemiseen olen ajatellut varata puoli päivää. Tekee myös hyvää poistua kotoa, jotta ei tule sellainen fiilis että on aina vähän töissä. En itse edelleenkään osaa tehdä töitä “virallisessa” toimistoilmapiirissä, joten istun yleensä UMAn kahvilassa tai jollain monista sohvista tai nojatuoleista. Tykkään myös äänieristetyistä kopeista, joissa on paljon mukavampaa pitää puhelin- tai skypepalavereja kuin avokonttorissa (kahvilasta puhumattakaan). Arvostan nopea nettiä, säilytyslokeroita ja printteriä.

Coworking-konseptissa tykkään myös sosiaalisesta puolesta. Olen tehnyt tosi pitkään töitä kotoa ja huomaan että viime aikoina olen alkanut kaivata ympärilleni enemmän ihmisiä. UMAssa on aina tiistaisin aamiainen ja torstaisin afterwork. Muussa elämässäni pyörin aika pitkälti Etelä-Helsingin luovien alojen omassa pikku kuplassa, joten on virkistävää ja epäilemättä myös tarpeellista olla välillä tekemisissä ihmisten kanssa, jotka ovat ihan eri aloilta.

UMA Esplanadin ihan kiva näkymä: Alvar Aallon ikkunaneroutta ja Akateemisen kirjat.

UMA Esplanadin ihan kiva näkymä: Alvar Aallon ikkunaneroutta ja Akateemisen kirjat.

Päivä- ja viikkosuunnitelmat.

Olen huomannut, että yleensä jo se, että on kartalla siitä mitä täytyy tehdä ja milloin, poistaa stressiä siitä, että ne asiat ovat vielä tekemättä.

Perjantaisin teen katsauksen seuraavaan viikkoon ja teen alustavan suunnitelman siitä mitä seuraavalla viikolla teen ja minäkin päivänä. Aloitan maanantain käymällä suunnitelman läpi.

Suunnitelma muuttuu ja elää - tulee yllätyksiä, aikataulumuutoksia ja päiviä, kun ei vaan lähe. Vilkaisenkin suunnitelmaa joka aamu ja teen siihen tarpeelliset muokkaukset.

Aikablokit eri tyyppiselle työlle.

Sen sijaan että vain taistelen to do -listaa läpi, mietin nykyään milloin teen millaistakin työtä. Tämä on tosi tärkeää, jotta koko päivä ei kulu keskeytyksiin, kännykän vilkuiluun ja viesteihin vastailuun.

Uusi rutiinini on varata maanantaista torstaihin klo 14 asti keskittymistä ja ajattelua vaativalle työlle. Tällöin en lue maileja, vastaile viesteihin, surffaile netissä tai käytä somea. (Onnistun tässä vaihtelevasti.)

Vasta klo 14 eteenpäin (tai sen mukaan, miten saan varsinaiset työt tehtyä) alan perata sähköpostia, juoksevia asioita ja muuta pientä sälää. Perjantain pidän “villinä korttina”, eli jätän tilaa yllätyksille ja asioille, joita en ole saanut aiemmin viikolla tehtyä. Yritän sopia myös palaverit yleensä vasta iltapäivälle tai perjantaille.

Viikonloppuisin yritän olla tekemättä töitä. (Tässä en ole onnistunut vielä.)

umaworkspace (5 of 10).jpg

Puhelin ja some piiloon.

Joudun käyttämään töissä jonkin verran Instagramia ja Facebookia, joten olen ladannut sekä läppärille että puhelimeen sovellukset, jotka piilottavat feedit. Voin siis käyttää itse kaikkia toimintoja, mutta en näe mitä muut tekevät. Tämä lopettaa feedien turhanpäiväisen scrollailun ja estää ajautumasta linkkien klikkailun loputtomaan kaninkoloon.

Google Chromelle on olemassa lisäosa nimeltä News Feed Eradicator, joka korvaa Facebook-feedin aforismilla (joka joinain päivinä on jopa ihan hyvä). iPhonelle taas on erilaisia sovelluksia kuten FeedZen ja Feedless. Lisäksi läppärille ja älypuhelimeen saa sovelluksia joilla voi estää netin käytön tai tiettyjen sivujen selailun kokonaan.

Puhelinta tulee helposti räplättyä ihan ajattelematta, varsinkin jos siihen tulee viestejä pitkin päivää, joten halutessani keskittyä pidän puhelimen äänettömällä (tai jopa lentokonetilassa) ja fyysisesti näkymättömissä, vaikka laukussa tai eri huoneessa.

Olen myös opetellut olemaan potematta huonoa omaatuntoa siitä että en ole koko ajan tavoitettavissa (itse asiassa olen nykyään aika harvoin tavoitettavissa). Se on ainoa tapa, jolla voi saada mitään syvempää aivotyöskentelyä aikaiseksi.

Suosittelen lämpimästi Cal Newportin kirjaa    Deep Work    kaikille, jotka kaipaavat työpäiviinsä vähemmän sähläystä ja enemmän fokusta.

Suosittelen lämpimästi Cal Newportin kirjaa Deep Work kaikille, jotka kaipaavat työpäiviinsä vähemmän sähläystä ja enemmän fokusta.

Tauot työpäivän aikana.

Tästä olen kirjoittanut aiemminkin, mutta on tosi on tärkeää ottaa taukoja jo työpäivän aikana ja ennen kaikkea tehdä niistäkin rutiini, jolle on kalenterissa tilaa. Tämä auttaa paitsi jaksamista ja palautumista, myös työtehoa ja ajattelun sujuvuutta.

Matalan kynnyksen tapa aloittaa on rauhoittaa kahvi- ja lounastauot niin, että niiden aikana ei tee töitä tai selaa puhelinta. Muita helppoja juttuja: pieni kävely ulkona vaikka vain rakennuksen ympäri, muutama syvä hengitys tai lyhyet meditaatiot vaikka sovelluksen avulla. (Hyviä ja helpostilähestyttäviä sovelluksia, joissa on myös “pikameditaatioita” työpäivän lomaan, on esimerkiksi Headspace ja Calm.)

Tärkein syy miksi itse kiinnostuin UMAsta muita coworking-tiloja enemmän oli se että tiloissa on kiinnitetty erityisesti huomiota hyvinvointiin. Pääsin esimerkiksi melkein heti osalliseksi FirstBeat-mittaukseen, jossa tutkittiin jäsenten palautumista työpäivän aikana ja sen jälkeen. Tutkimuksessa selvisi että pienillä tauoilla ja rentoutumisella työpäivän aikana, ei vasta sen jälkeen, oli suuri vaikutus yöuniin.

Suosikkijuttuni Teurastamon UMAlla on rentoutumiseen tarkoitettu huone ja siellä oleva Neurosonic-divaani, joka tärisee ja aktivoi tärinällä autonomista hermostoa. Säännöllisellä käytöllä on tutkitusti suotuisa vaikutus esim. unettomuuden hoitoon, mutta sitä voi käyttää myös aktivoimaan ja virkistämään kehoa vaikka jet lagin jälkeen.

umaworkspace (8 of 10).jpg

Uusien rutiinien vakiinnuttaminen vie aikaa ja se on oikeasti aika vaikeaakin. Joskus saatan unohtaa ne koko viikoksi, mutta heti kun palaan rutiiniin, mieli on kirkkaampi, olo parempi ja saan kaikki päivän hommat paljon lyhyemmässä ajassa tehtyä. Olennaista ei ole onnistua joka päivä täydellisesti, vaan palata sinnikkäästi takaisin parempien tapojen pariin ilman itsensä soimaamista.

Sähköpostin jatkuva tsekkailu, viesteihin vastaaminen heti ja somen ja uutisten selailu on mielelle lyhyellä tähtäimellä palkitsevaa ja siksi vaatii tietoisia päätöksiä ja vähän itsekuriakin opetella noista tavoista pois. (Etenkin jos ympärillä kaikki muut käyttäytyvät noin ja odottavat sitä sinultakin.) Keskittymiskyky on vähän kuin lihas - se surkastuu ilman käyttöä mutta palautuu harjoituksen myötä.

Ja kun on paljon tekemistä, voi tuntua järjettömältä pysähtyä hengittelemään tai lähteä kävelylle, mutta juuri silloin kun tuntuu, ettei pysähtymiseen ole aikaa, sitä tarvitsee kaikista eniten.

umaworkspace (4 of 10).jpg

Jos haluat käydä testaamassa UMA Workspacen tiloja, niitä voi kokeilla ilmaisella päiväpassilla. UMA on suomalainen konsepti, mutta coworking-tiloja on myös muissa Pohjoismaissa ja Baltian maissa. Jäsenet saavat käyttää tiloja missä vain, mikä on näppärää jos työn puolesta täytyy vaikka usein vierailla Tukholmassa tai Tallinnassa. Itse tykkään eniten Teurastamon UMAsta, joka on isompi ja modernimpi kuin Esplanadin UMA - mutta Espan pisteen sijaintia Akateemisen kirjakaupan yläkerrassa on aika vaikea päihittää.

Jäsenyyden hinta riippuu kohteesta ja jäsenyyden tyypistä, mutta on suunnilleen saman suuruinen kuin jaetun työhuoneen pöytävuokra Helsingissä. Paitsi että coworking-paikassa ei tarvitse itse siivota tai keittää kahvia. (UMAssa on muuten tosi hyvä kahvi.)