Tehokkaampi työviikko

Uusi Muusa toimitus

Meillä Uudessa Muusassa ollaan nykyään harvoin kiireisiä. 

Ehkä se johtuu siitä, että olemme molemmat käyneet läpi burnoutin. Se avaa silmät. Sen jälkeen kiireessä ei ole enää mitään hienoa. Loppuunpalaminen antaa valtavasti perspektiiviä: mikä oikeasti on työpäivässä olennaista? Kun voimat ovat kerran loppuneet, oppii huomaamaan, että niitä tuli aiemmin käytettyä aivan turhiin asioihin.

No, se ei tietenkään poista sitä, että välillä on paljon hommaa. Usein kiireen tuntu selätetään tekemällä tehokkaammin, ei enemmän. Kun hoitaa hommat tehokkaasti, jää enemmän aikaa olla ihanasti tehoton. Tässä parhaat vinkkimme työpäivän tehostamiseen:

Lopeta multitaskaaminen. Se on vain tehokkuudeksi naamioitua keskittymiskyvyn puutetta. Katso tuttaviasi. Onko niin, että ne ihmiset, jotka valittavat aina kiirettä, ovat samoja ihmisiä, jotka alkavat kesken palaverin vastailla maileihin? Niitä, jotka alkavat kesken mailin kirjoittamisen päivittämään Facebookia tai vastailemaan tekstareihin? Multitaskaajalta kuluu aina enemmän aikaa samoihin hommiin kuin siltä, joka tekee yhden asian kerrallaan. Kaikkea ei voi saada valmiiksi heti ja harvoilla on mahdollisuutta omistaa kokonaista työpäivää vain yhden projektin edistämiseen, mutta tee kullakin hetkellä vain yhtä asiaa.

Laita push-ilmoitukset pois päältä sekä puhelimesta että läppäristä. Älä pidä maili-ikkunaa koko ajan auki tai tsekkaa maileja muutenkaan koko ajan. Varaa erikseen aika, jolloin luet mailit ja vastaat niihin. Jos päivän aikana on pakko saada jotain olennaista tehtyä, sen kimppuun kannattaa käydä heti, kun tulee töihin. Mailien aika on vasta sitten, kun tärkein ja kiireisin työ on tehty. Jos aloittaa joka aamu työt Facebookin ja mailien selaamiselle, valuu heti responsiiviseen tilaan, jossa reagoi muiden tarpeisiin, sen sijaan että keskittyisi siihen, mikä on olennaista omien töiden osalta.

Vedä omat rajasi ajankäytön suhteen. Älä opeta ihmisiä siihen, että vastaat jokaikiseen viestiin heti, oli vuorokaudenaika tai tilanne mikä tahansa. Jokainen tarvitsee myös rauhallista, keskeytyksetöntä työaikaa. Avokonttorissa isot kuulokkeet ovat hyvä signaali siihen, että nyt ei kannata tulla lörpöttelemään. Jos kollegoilla on tapana käyttää palaverin ensimmäinen puolituntinen kuulumisten vaihtamiseen, opettele jokin ystävällinen mutta jämäkkä tapa ohjata juttu takaisin raiteilleen. Palavereista puheenollen: suurin osa niistä on ajanhukkaa, joten harkitse, onko jokaiseen kokouskutsuun todella vastattava myöntävästi, vaikka se olisi työpaikallasi tapana.

Aloita joskus superaikaisin, jos työaikasi on joustava. Harvasta asiasta tulee yhtä sankarillinen olo kuin siitä, että painaa töitä jo kahdeksalta, kun muut valuvat paikalle vasta kymmeneltä. Pelkästään siitä saa ylivoimaista energiaa, jolla työt tulee tehtyä poikkeuksellisen nopeasti. Aamun kirkkaiden hiljaisten tuntien aikana töihin voi myös olla huomattavasti helpompaa keskittyä kuin levottomina tunteina ennen lounasta.

Pistä ajastin päälle. Klassinen pomodoro-tekniikka oikeasti toimii, varsinkin silloin, kun hommat uhkaavat venyä iltaan. Aseta kännykkään sopiva määrä minuutteja. Kunnes ajastin soi, sinulla on lupa tehdä pelkästään yhtä asiaa. Olemme huomanneet, että kolme varttia on todella toimiva aika kirjoitushommissa. Kun kello kilahtaa, juttu saattaa olla täysin valmis, vaikka etukäteen sen tekemiseen oli varannut puolet päivästä. Olemme kuulleet juttua, että aito, vanhanaikainen munakello toimii vielä tehokkaammin kuin kännykän ajastin.

Laita kevyt house-musiikki soimaan, vaikka normaalisti kuuntelisit pelkkää räppiä, jazzia tai klassista. Jos klubilla aletaan soittaa housea, poistumme tanssilattialta. Mutta kun työpöydän ääressä laittaa luureihin housen soimaan, hommat etenevät ennätysvauhdilla. Nopeatempoisesta, myönteisestä musiikista tulee laiskanakin päivänä vikkelä fiilis. Se toimii kuin kymmenen kuppia kahvia, ilman sitä tärinää, joka alkaa viidennen kupin kohdalla. Tämäkin juttu on kirjoitettu Soft House Lounge -soittolistan soidessa.

Kun kahvi kerran tuli puheeksi, niin sanotaan nyt sekin, että vaikka kuinka tekisi mieli, sitä ei kannata juoda liikaa. Jos käy ihan kierroksilla, ei todennäköisesti saa kovin paljon aikaan. Kiireisinä päivinäkään lounasta ei kannata jättää väliin, mutta lounasviini ehkä kannattaa. Jos työsi on samanlaista kuin meillä, eli melko vapaata, lounaalla voisi kyllä tilata viinilasin tai kaksi. Mutta sen jälkeen on harvoin erityisen tehokas tai luova olo. Tärkeänä päivänä on hyvä kitata viinin sijaan vettä. Muuten päänsärky saattaa iskeä juuri väärässä välissä. Siksi pidämme litran vesikannua aina työpöydällämme.

Malta rauhoittua juuri silloin, kun kiire on kovin. Kun homma alkaa eskaloitua, on tärkeää osata viheltää peli poikki juuri silloin, kun selviytymismoodissa olevat aivot huutavat, että nyt pitää puskea kovempaa ja nopeammin, aika loppuu! Aika on suhteellista. Kahvipaussin tai happihyppelyn jälkeen mieli on taas kirkkaampi ja olo rauhallisempi, joten työ sujuu tehokkaammin.

Iittalan Kastehelmi-juomalasi saatu osana vuosiyhteistyötä.

Teksti: Eeva Kolu ja Jenna Kämäräinen
Kuvat: Eeva Kolu
Copyright © 2017 2017. All rights reserved.
Proudly powered by 2017. Theme 2017 made by FitWP.